Bosser aux services généraux

Bosser aux services généraux

Comme le mois est bien avancé, je commence à avoir une petite idée d’en quoi consiste un poste dans les services généraux. Et comme personne ne savait avant que je commence en quoi consiste réellement ce boulot (bon j’avoue que c’est le cas pour de nombreux métiers), je me suis dit que ça méritait un article.

Ce qu’on m’en avait dit : « les services généraux ? C’est ceux qu’on appelle quand il n’y a plus de PQ ou qu’une ampoule est cassée ». Dans ma tête, je me demandais si ce type de tâche pouvait vraiment animer tout un service…

Alors oui ce n’est pas totalement faux mais la tache du moins dans mon service est beaucoup plus large que ça ! C’est très important, parce que les taches attribuées à chaque service dépendent énormément de chaque entreprise, mais voilà mon expérience.

Vous l’aurez compris, les services généraux sont en lien très étroit avec l’équipe de maintenance de chaque société. Parce qu’il va de soit que si une lampe ne fonctionne plus ce n’est pas vous qui sortez votre petite trousse à outils pour aller voir ce qui se passe.

Non ! Vous prenez votre téléphone et vous envoyez une personne de la maintenance sur place pour en savoir plus puis éventuellement une personne spécialisée.

Manque de pot, l’exemple qu’on m’a souvent donné des toilettes est mauvais. En effet dans beaucoup d’entreprises, le nettoyage est géré par une société externe et elle gère de manière autonome l’approvisionnement en fournitures. Par contre, ce service est fréquemment sollicité pour des problèmes de néons, de température, de fontaines à eau ou autre.

Mais les taches des services généraux sont bien plus variées que ça. Voici pèle-mêle les taches auxquelles vous aurez affaire :

la gestion des fournitures :

ça n’a l’air de rien comme ça mais dans une grande entreprise ça peut prendre des proportions considérables ! Je n’avais jamais réfléchi par exemple au travail que demandait la gestion des enveloppes : enveloppes kraft ou blanche, avec fenêtre ou sans fenêtre, grande, moyenne ou petite… Il y a de quoi devenir fou !

La gestion des voitures :

Si vous êtes dans une grande entreprise il y a de fortes chances que certains salariés aient des voitures de fonction et que cela relève des services généraux. Vous devez alors vous occuper de tous les problèmes qui peuvent intervenir avec ces voitures, des cartes de carburants, du renouvellement de ces véhicules etc…

Au delà des voitures de fonction, il faut aussi assurer le respect de mesures de sécurité. Et cela passe notamment par la gestion des vignettes pour véhicules. Nous tenons un fichier répertoriant toutes les véhicules du personnel. Sans rapport avec les voitures mais toujours avec la sécurité, nous sommes également chargés des badges du personnel pour circuler dans la société et se rendre au restaurant d’entreprise.

Les achats pour la maintenance :

Comme je vous le disais précédemment, nous travaillons main dans la main avec la maintenance ce qui implique également d’acheter tous les outils, matériaux et autres dont ils peuvent avoir besoin.

Dernièrement nous avons par exemple acheté pleins de panneaux de signalisation pour sécuriser l’accès du personnel piéton à l’entreprise. Et là encore, ce n’est pas toujours une mince affaire pour déterminer ce qui conviendra le mieux en terme de couleurs, de matériaux, d’inscription…

Les projets :

En dehors de ces taches quotidiennes, les services généraux travaillent régulièrement sur des dossiers de plus longue haleine. Il peut s’agir d’un changement de fournisseur par exemple (ce mois-ci, il était par exemple question de l’appel d’offre pour une société de nettoyage) ou encore des investissements du service pour l’année suivante.

Les taches annexes :

Ces taches ne semblent pas à première vue relever des services généraux pourtant nous devons nous en occuper. Nous sommes par exemple chargés d’approuver les commandes de cafés et viennoiseries pour des réunions puis de les transmettre au restaurant d’entreprise. Nous nous occupons également en partie des réservations de salles.

J’espère que cet article vous aura aidé à mieux comprendre ce qui se passe aux services généraux. Est-ce que d’autres articles de ce type vous intéressent en fonction de mes différents postes ou de ma connaissance des différents services de l’entreprise ?

One thought on “Bosser aux services généraux

  1. Coucou !
    Je n’avais, pour tout te dire, aucune idée de ce qu’étaient les services généraux. Je ne m’étais jamais posée la question, maintenant j’ai la réponse ! C’est un travail qui demande beaucoup d’organisation, tu ne dois pas t’ennuyer de la journée ! En tout cas, c’est intéressant que tu aies rédigé un article à ce sujet.
    Bisous 🙂

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